Penningtvättslagen ställer tydliga krav på juristbyråer som erbjuder tjänster där pengar eller juridiska konstruktioner kan missbrukas. Lagen (2017:630) bygger på EU:s penningtvättsdirektiv och innebär att juristbyråer måste arbeta strukturerat med riskbedömning, kundkännedom och övervakning.
Den här artikeln förklarar översiktligt vad som gäller för juristbyråer. Advokatbyråers särskilda regler behandlas inte här.
När omfattas en juristbyrå av lagen?
Lagen gäller för både advokater och andra oberoende jurister när de erbjuder tjänster som typiskt sett innebär hantering av kapital, transaktioner eller juridiska konstruktioner. Enligt 1 kap. 2 § och 1 kap. 4 § omfattas bland annat rådgivning och medverkan vid köp och försäljning av fastigheter eller företag, bolagsbildning, kapitalanskaffning samt drift och ledning av juridiska personer.
Det är alltså inte juristens titel som avgör, utan vilka typer av uppdrag som utförs. När en tjänst kan användas för att dölja eller flytta värden träder skyldigheterna in.
Lagens syfte och centrala begrepp
Syftet med lagen framgår av 1 kap. 1 §: att förhindra att juridisk och finansiell verksamhet utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism.
Penningtvätt definieras i 1 kap. 6 § som åtgärder som syftar till att dölja samband mellan egendom och brott. Finansiering av terrorism definieras i 1 kap. 7 § som insamling eller tillhandahållande av egendom som stödjer terroristbrott.
Dessa definitioner ligger till grund för alla bedömningar och alla åtgärder som en juristbyrå måste vidta.
Kravet på en allmän riskbedömning
Enligt 2 kap. 1–2 §§ ska varje juristbyrå ha en dokumenterad allmän riskbedömning. Den ska beskriva vilka risker som finns i verksamhetens produkter, tjänster, kundgrupper, distributionskanaler och geografiska områden. Riskbedömningen ska vara anpassad efter verksamhetens art och storlek och uppdateras regelbundet.
Riskbedömningen är den centrala utgångspunkten för alla rutiner, riktlinjer och kontroller. En byrå som arbetar mycket med internationella klienter, komplexa ägarstrukturer eller bolagsbildningar måste förvänta sig högre risker än en byrå som arbetar lokalt med rättsområden där kapitalrörelser är begränsade.
Kundens riskprofil
Utöver den generella riskbedömningen måste varje klientrelation riskklassificeras enligt 2 kap. 3 §. Bedömningen ska utgå från både den allmänna riskbedömningen och den faktiska informationen om kunden. Den ska följas upp löpande och justeras när förhållanden förändras.
I lagens 2 kap. 4–5 §§ anges omständigheter som kan tyda på låg respektive hög risk. Exempel på högriskfaktorer är komplexa ägarstrukturer, klienter från länder med hög korruption eller handel med kontanter. Lågriskfaktorer inkluderar exempelvis klienter inom EES eller kunder från länder med god tillsyn.
Kundkännedom före uppdragets början
En juristbyrå får inte etablera en affärsförbindelse om kundkännedomen är otillräcklig, enligt 3 kap. 1 §. Byrån måste identifiera kunden och kontrollera kundens identitet enligt 3 kap. 7 §. För juridiska personer ska den verkliga huvudmannen kartläggas enligt 3 kap. 8 §.
Kontrollen ska vara slutförd innan uppdraget påbörjas, vilket framgår av 3 kap. 9 §. Man måste också bedöma om kunden eller dess verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning (PEP) enligt 3 kap. 10 § och om kunden är etablerad i ett högrisktredjeland enligt 3 kap. 11 §.
Därutöver krävs enligt 3 kap. 12 § att byrån inhämtar och bedömer uppdragets syfte och art. Det räcker alltså inte att veta vem kunden är – man måste även förstå vad kunden vill göra och varför.
Förenklade åtgärder vid låg risk
Lagen ger också utrymme för förenklade åtgärder när risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism bedöms som låg. Enligt 3 kap. 15 § får juristbyrån då begränsa omfattningen av de kontroller och utredningar som normalt krävs. Det innebär att identitetskontroller, PEP-bedömningar och löpande uppföljning kan genomföras med ett mindre ingående förfarande när förutsättningarna är stabila och riskprofilen är tydligt låg.
För att förenklade åtgärder ska få användas måste risknivån vara genuint låg utifrån både den allmänna riskbedömningen och den individuella kundens förutsättningar. Det kan till exempel gälla klienter med tydlig och okomplicerad ägarstruktur, verksamhet inom välreglerade sektorer eller hemvist i områden med starkt etablerade system för bekämpning av penningtvätt.
Det är viktigt att betona att förenklade åtgärder aldrig får användas slentrianmässigt. Beslutet måste alltid motiveras och dokumenteras, och byrån ansvarar för att riskbedömningen är korrekt. Om förhållandena ändras måste fullständiga åtgärder återupptas.
När uppdrag inte får inledas eller fortsätta
Om byrån misstänker att tjänsterna ska användas för penningtvätt eller terrorfinansiering får uppdraget inte påbörjas enligt 3 kap. 2 §. En transaktion får inte utföras om det finns skälig grund att misstänka att den utgör ett led i penningtvätt enligt 3 kap. 3 §.
Om kundkännedomen inte kan slutföras måste relationen avbrytas.
Löpande uppföljning av uppdraget
Efter att en klientrelation har etablerats måste byrån övervaka uppdraget enligt 3 kap. 13–14 §§. Detta innebär att den information som samlats in om kunden och uppdragets syfte måste jämföras med de faktiska transaktionerna och händelserna i ärendet.
Avvikelser ska utredas, dokumenteras och bedömas. Vid behov ska åtgärderna fördjupas.
Övervakning och rapporteringsskyldighet
Enligt 4 kap. 1 § ska juristbyrån övervaka affärsförbindelser för att upptäcka aktiviteter som avviker från vad som är normalt. Om misstanke uppstår måste ärendet rapporteras till Finanspolisen.
Lagen är tydlig: misstanken behöver inte vara bevisad. Juristbyrån ska inte själv utreda brottet, utan anmälningsskyldigheten inträder så snart misstanken finns.
Byrån ska också kunna lämna uppgifter om tidigare affärsförbindelser fem år tillbaka enligt 4 kap. 7 §.
Dokumentation och bevarande
Alla handlingar och uppgifter som rör kundkännedom och kontroller ska sparas i fem år enligt 5 kap. 3 §. Dokumentationen måste vara så tydlig att den visar vilka bedömningar som gjorts och varför. Detta gäller även PEP-kontroller och riskbedömningar enligt 5 kap. 5 §.
Dessutom gäller tystnadsplikt enligt 5 kap. 11 §, vilket innebär att ingen obehörig får informeras om att uppgifter behandlas eller bevaras.
Interna rutiner och intern kontroll
Enligt 2 kap. 8 § och 6 kap. 1 § måste juristbyrån ha skriftliga rutiner för kundkännedom, övervakning, rapportering, intern kontroll och modellriskhantering när sådana modeller används. Rutinerna ska anpassas efter verksamhetens art och risknivå och uppdateras vid förändrade förhållanden.
Registreringsskyldighet hos Bolagsverket
Innan verksamhet som omfattas av penningtvättslagen påbörjas måste byrån anmäla detta till Bolagsverket. Det är inte tillåtet att bedriva sådan verksamhet utan registrering. Detta är ett formellt krav men ett som många mindre byråer missar.
Sammanfattning
Penningtvättslagen innebär ett långtgående ansvar för juristbyråer. Byrån måste registreras hos Bolagsverket, förstå sina risker, bedöma varje klient och varje uppdrag, säkerställa kundkännedom, övervaka relationen, dokumentera allt och vid behov rapportera misstankar.
Regelverket är omfattande men nödvändigt för att säkerställa att juridiska tjänster inte utnyttjas i brottsliga syften. En juristbyrå som arbetar systematiskt och med goda rutiner står stadigt både juridiskt och etiskt.
